退職挨拶メールが来た時の対応方法と返信する時のポイント

上司や外部のビジネス関係者からの退職のご挨拶メールに対応する際、どのように返信するかについて知りたいと思います。

お世話になった方々への感謝の気持ちをしっかりと伝えるため、退職挨拶メールへの返信に際してのポイントや例文を以下にご紹介いたします。

退職挨拶メールへの対応方法と返信のポイント

退職のご挨拶メールへの適切な返信について一般的な考えを紹介します。

メールへの返信、必要？不要？

通常、ビジネスメールには返信するのが一般的です。

しかし、退職挨拶の場合は例外も考えられます。
特に大規模な企業では、知らない相手からのメールもよくあります。こういった場合、必ずしも返信する必要はありません。

では、どんな場合に返信すべきでしょうか？

• 個人宛のメール
• 同じ部署で付き合いのある人からのメール
• 取引先の担当者からのメール

これらの場合は、関係があると考えて返信する方が良いでしょう。
逆に、返信が不要なケースは？

• CcやBccなどで届いたメール

宛先がToでないため、通常は自分宛ではないとみなされます。

ただし、企業によってはCcやBccの使用方法が曖昧な場合もありますので、その場合は状況に応じて判断してください。

適切な返信のタイミング

通常、メールが受信された日に返信するのが一般的です。

社内の相手であれば、退職後の連絡先がメールに記載されていることがあります。
ただし、社外の相手の場合、退職後に会社のPCを使用できなくなり、連絡が取れなくなる可能性も考えられます。この点からも、できるだけ早く返信する方が良いでしょう。

返信の件名について

退職のご挨拶に関するメールの場合、件名は通常「退職のご挨拶」などが使われます。

返信する際は、元の件名を変更せずに「Re:」を付けるよう心がけましょう。

例えば、「お疲れ様です」といった内容に変更してしまうと、相手が開封するまで具体的な内容が不明瞭となります。

特に多くの人に送った退職の挨拶メールには多くの返信が届くでしょう。

また、退職前にやり残したことが山積みで忙しい中、理解しづらい件名のメールは相手にとって迷惑となります。

返信に含めたい内容

返信する際には、以下のような内容を盛り込むと良いでしょう。

• 退職のお知らせに感謝の意を表す
• 退職が残念であり、惜しい気持ちを伝える
• 受けたお世話に深く感謝の気持ちを述べる
• 今後のご活躍を心よりお祈りする
• 最後に健康を祈る言葉を添える（結びの言葉）

社内の場合、通常はこの順序で書いていくことが一般的です。
全てを記載する必要はなく、重要なポイントを丁寧に自分の言葉で伝えると良いでしょう。

取引先の場合も基本的な要素は同様ですが、追加で後任者と協力して進めていくことを伝えるのが適切です。

返信時に避けるべき内容

返信する際には、いくつか避けるべきNGな内容があります。

• 退職の理由
• 転職先や今後の仕事内容など
• 仕事以外のプライベートな事柄

退職の挨拶メールを受けて、退職後の状況に興味が湧くことは理解できますが、相手にもプライバシーが存在します。

返信は仕事上の挨拶に留め、余計な探りを入れないように心がけましょう。

退職挨拶メール　返信の例文

例文を提示します。

退職挨拶メールへの返信例文 上司へのメール返信

お世話になっております、○○課長。

○○部の○○と申します。

お忙しい中、退職のお知らせをいただき、誠にありがとうございます。

新入社員の頃から研修などでお世話になり、心より感謝しております。 これまでの経験はすべて○○課長のお陰であり、感謝の気持ちでいっぱいです。

一緒に仕事をしてきた時間が非常に宝物であり、退職の知らせを聞いてとても寂しく感じています。 また、どこかでお会いできることを楽しみにしております。

新たなステージでのご活躍を心よりお祈りしております。 これまで本当にありがとうございました。

どうぞお身体に気をつけてください。

○○部　○○

社外の取引先へのメール返信例文

○○株式会社 企画部　○○様

いつもお世話になっております。 株式会社○○営業部の○○でございます。

この度はお忙しい中、退職のご挨拶を頂きまして誠にありがとうございます。 退職されるとのお知らせに、率直に驚きと寂しさを感じております。

長い間、○○様が弊社のためにご尽力いただき、心より感謝しております。 今後は後任の○○様とも連携し、一層良い関係を築いていければと考えております。

新しい場所での○○様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 これまで本当にありがとうございました。

社外の取引先への返信

私の経験ですが、返信が送信されてきたメールは印象に残っています。
早期退職をしたこともあり、退職挨拶に対するメールへの返信は意外と覚えていました。

返信をする場合は、早めに送付した方が良いと思います。

まとめ

退職のご挨拶にお応えする際には、できるだけ迅速に返信することを心がけましょう。

その際に伝えるべき内容は、退職に対する寂しさやこれまでの感謝の気持ちです。

また、退職される方の今後のご活躍に対する祈りの言葉などを添えると良いでしょう。

冷たくならないように、事務的な表現だけでなく、素直で温かみのある言葉で返信することが好感を与えます。

相手のプライバシーには控えめにし、安心して退職できるようなメッセージを送りましょう。

ポイントの結論

1. 個人宛、同部署、取引先からのメールには返信が推奨される。CcやBccで届いたメールには返信不要と考えて良い。
2. 基本的に返信は必要だが、状況によっては不要な場合もある。特に知らない相手からの大量のメールには返信しなくても良い。
3. 受信した日に返信するのが一般的。退職者が社外の場合は、返信を早めに行うことが推奨される。
4. 元の件名に「Re:」を付けて変更せずに返信するのが良い。
5. 感謝の意、残念で惜しい気持ち、今後の活躍への祈り、健康を祈る言葉などを盛り込む。
6. 退職の理由、転職先、プライベートな事柄は避けるべき。
7. 上司への返信では感謝と惜しむ気持ちを表す。取引先への返信では後任者との連携を約束し、感謝を述べる。